Scrivania pulita?

Con il giusto sistema, riordinare il posto di lavoro non è un problema!

L'esperienza lo insegna, i capi lo richiedono e numerosi studi lo dimostrano più o meno chiaramente: il posto di lavoro deve essere riordinato a intervalli regolari. I sostenitori della teoria secondo cui una certa quantità di ordine sulla scrivania favorisce sicuramente la creatività non hanno torto. Tuttavia, è anche vero che al di sopra di un certo livello di caos, la produttività sul posto di lavoro è fortemente inibita. Quindi, di tanto in tanto, anche il più bel disordine creativo deve lasciare il posto a un ordine ponderato. Quando si parla di "un po' di pulizia della scrivania", gli esperti consigliano un'azione ben ponderata e a tappeto.

È divertente iniziare la giornata lavorativa successiva rilassati e in ordine sul posto di lavoro. Non c'è dubbio. Ma cosa ne pensate di iniziare ogni giorno della vostra vita in modo rilassato, equilibrato e armonioso?

Il sistema a quattro campi per un rapido successo
Perché devo creare ordine in ufficio?
Come si fa a creare ordine in ufficio?
L'ordine sul posto di lavoro favorisce la concentrazione?
Conclusione

Il sistema a quattro campi per un rapido successo

Mettiamo subito in chiaro una cosa: un po' di ordine non porta ordine sul posto di lavoro e, nel migliore dei casi, rimanda solo il problema. Inoltre, un angolo pulito non fa un posto di lavoro sensatamente ordinato. Anche la peggiore pulizia della scrivania non richiederà più di tre ore se ci si concentra su un compito specifico. Il miglior amico e aiutante è il pavimento davanti alla scrivania: per questo è consigliabile passare prima l'aspirapolvere intorno alla superficie di lavoro. Poi, l'intera scrivania, i cassetti, gli armadietti e il piano di lavoro devono essere completamente sgomberati o ripuliti. Tuttavia, è poco utile avere in mano tutti gli oggetti una volta, per poi rimetterli al loro posto.

Un sistema a quattro campi aiuta a fare la cernita e a scartare. Il pavimento intorno al posto di lavoro viene suddiviso in quattro campi immaginari, a ciascuno dei quali viene attribuito un significato: "Rifiuti", "Inoltro", "Importanti" e "Acuti". In questo modo, ogni oggetto - da un singolo post-it a una calcolatrice tascabile - viene collocato coerentemente in uno di questi campi, in modo che possa essere riposto in seguito in modo significativo. Gli esperti consigliano di pensare a un sistema in anticipo, che sia da sinistra a destra o dall'esterno all'interno, non importa. L'importante è che ogni foglio di carta, ogni matita, ogni fascicolo e ogni cartella vengano rimossi dal posto di lavoro individualmente e raccolti una sola volta. Non ci sono pile intermedie, che costano solo tempo. "Rifiuti" si spiega da sé. "Inoltro" raccoglie tutto ciò che può essere delegato o che deve essere portato altrove, ad esempio in archivio, in biblioteca o in libreria.

Le cose che devono essere rimesse nel cassetto o sulla scrivania e che devono essere gestite immediatamente dopo una piccola pulizia della scrivania vanno nella casella "Importante" per il riordino del posto di lavoro. Se volete, potete approfittare del fatto che avete già pensato all'argomento in questione e scrivere il passo successivo su un post-it e attaccarlo. In questo modo si risparmia un po' di tempo per il lavoro successivo, ma attenzione: non pensateci troppo, bastano una o due parole chiave e niente romanzi elaborati. "Acuto" raccoglie le cose che possono essere fatte immediatamente o subito dopo l'azione di riordino e che richiedono meno di qualche minuto: timbrare, firmare e inoltrare una lettera, fissare un appuntamento o riprogrammare una riunione, per esempio.

Ecco quindi: Lo scontrino degli orsetti gommosi e delle gocce per la tosse? Una schifezza! Le stesse gocce per la tosse? Se sono ancora commestibili: Passatele, cioè portatele a casa. Se hanno una patina opaca o un odore strano: portatele allo scontrino. Una biro che non funziona più e per la quale volevate cercare una nuova ricarica: Rifiuto. La cartella con le idee per nuovi progetti: Attaccateci un post-it, scriveteci sopra "Pulizia!" e mettetelo nel campo "Importante". Un file su cui il post-it "Urgente" sembra già un po' croccante? Leggetelo e inoltratelo, cioè delegatelo, oppure mettetelo nel campo "Importante".

Una volta ripulita completamente la superficie della scrivania, sgomberati i cassetti e liberato lo schedario dai vecchi residui, il passo successivo è l'armadio delle pulizie: si puliscono tutte le superfici, si spolverano il computer, la tastiera e la stampante e si passa l'aspirapolvere nei cassetti. La prima cosa da fare è rimettere al loro posto gli oggetti che servono ogni giorno. Proprio così: al loro posto. E a ciò che non ha un posto viene assegnato un posto o viene messo in discussione brevemente ma ferocemente: Ho davvero bisogno di due perforatori di dimensioni diverse, tre righelli, 25 penne e due portapenne per il lavoro? Gli oggetti superflui tornano nel deposito o, a seconda delle loro condizioni, nella spazzatura.

Dopodiché, le gomme, un massimo di cinque matite e altrettante penne a sfera o fineliner trovano posto nel cassetto superiore della scrivania, il blocco degli appunti si sposta accanto al telefono e la posta non letta va in un piccolo cestino che prima serviva come deposito di figurine di uova a sorpresa, di graffette e di biglietti d'auguri provvisori e il cui contenuto è quasi completamente migrato nel campo dei "rifiuti". In breve: la scrivania viene smistata secondo le vecchie logiche, ma anche secondo le esigenze attuali - così c'è meno tempo per la macchinosa ricerca sulla linea al lavoro. Il cestino dei rifiuti va nel cestino e le cose che si trovano nella casella "avanti" vanno nel luogo o nella persona a cui devono andare. Fatto? Pulito? Congratulazioni, missione compiuta.

IL SISTEMA IN OTTO PUNTI PER UN ORDINE DURATURO

È risaputo che il caos sul posto di lavoro non nasce da solo, ma si moltiplica in misura considerevole. Una tazza di caffè non sciacquata diventa rapidamente due o tre, e la quarta non si sa da dove venga. Quell'unico documento stampato, che si sarebbe dovuto leggere per molto tempo e da cui si sarebbe dovuto trarre qualcosa, si è trasformato da tempo in una pila di documenti dal contenuto simile. E il cassetto in cui sono conservate le cose che sicuramente potrebbero servirvi un giorno o l'altro, ma che non vi sono mai servite, presto scoppierà.

Quindi, anche se siete persone ordinate, è bene che aggiungiate al vostro calendario due date all'anno: "Pulizia della scrivania". Dato che il periodo natalizio tende a essere stressante e gennaio più informale, gennaio e giugno sono una buona scelta: se affrontati con un ritmo semestrale, l'azione non richiede molto tempo.

I seguenti otto punti dovrebbero comunque essere presi a cuore durante tutto l'anno.

Rimettere a posto le cose: Lasciate che le cose vivano al loro posto e rimettetele a posto dopo l'uso.
Gettare via: Usare subito il cestino.
Prendere appunti: Un grande foglio di appunti invece di tanti piccoli appunti che possono scomparire meravigliosamente facilita il lavoro quando la sera i numeri di telefono devono essere inseriti nella rubrica e gli appuntamenti devono essere inseriti rapidamente nell'agenda giusta.
Struttura: Lo stesso sistema di archiviazione sul computer e sulla scrivania e la stessa struttura per le cartelle fisiche e digitali aiutano a mantenere un ordine permanente sul posto di lavoro e a trovare rapidamente le cose.
Archiviazione gerarchica: mettete le cose più urgenti in cima e quelle meno urgenti in fondo.
Tenere sotto controllo i cavi: suddividere i fili e conservare l'insalata di cavi in scatole.
Considerate il raggio d'azione: Riponete le cose che servono spesso nelle vicinanze, quelle che si usano raramente più lontano.
Riordinare la sera: se riordinate la scrivania ogni sera, inizierete la giornata lavorativa successiva più rilassati.

Perché dovrei tenere in ordine il mio ufficio?

Dovreste tenere in ordine il vostro ufficio perché lo volete. Tuttavia, spesso manca la motivazione. Ci sono due buoni motivi per tenere in ordine.

Il vostro posto di lavoro riflette la vostra vita interiore e indica all'ambiente di lavoro il vostro tipo di personalità.
I capi amano gli uffici e gli spazi di lavoro ordinati. L'indagine dello psicologo Cary Cooper ha rilevato che quattro manager su cinque scelgono i dipendenti che hanno una scrivania ordinata.

L'ufficio funge da schermo di proiezione: molte persone associano una segretaria disordinata a una personalità instabile. Sappiamo che non ha senso incasellare i colleghi. Ma passiamo molto tempo al lavoro e non possiamo evitare di personalizzare il nostro posto di lavoro. Una pianta o due, le foto della famiglia, il cioccolato o il libro preferito per la pausa pranzo. Inconsapevolmente, rivelate molto di voi stessi al vostro ambiente di lavoro. I colleghi sanno come lavorate, conoscono le vostre preferenze e dai vostri status symbol valutano se usate i gomiti per arrivare in alto.

Creare ordine sul posto di lavoro ha senso. Avete una grande influenza su come volete essere visti da chi vi circonda.

Come faccio a creare ordine in ufficio?

Il modo più semplice e veloce è procurarsi una scatola di cartone spaziosa. Spazzateci dentro tutto quello che c'è in giro. Pulite tutti i mobili dell'ufficio con un panno umido. Per prima cosa tirate fuori dalla scatola tutte le cose importanti e assegnate loro un posto. Poi passate al resto. Smaltite le cose che non vi servono più senza battere ciglio. Et voilà: una scrivania ordinata! Ordine sul posto di lavoro! Ufficio ordinato!

L'ordine sul posto di lavoro favorisce la concentrazione?

Un sì convinto. Dopo aver pulito a fondo il vostro posto di lavoro, potete affrontare le esigenze del lavoro quotidiano con maggiore consapevolezza e concentrazione. Si evita lo stress interiore e si risparmia la risorsa più importante della vita: il tempo.

Conclusione

Creare ordine sul posto di lavoro può essere molto divertente, se si comprende che siete voi a tirare le fila. Potete influenzare il modo in cui venite percepiti e le competenze che vi vengono attribuite. Migliorate la concentrazione e il tempo. Si guadagna in qualità della vita. Tutto questo vi convince?