Consigli per l'organizzazione dell'ufficio
Ordine sistematico per trovare rapidamente tutti gli oggetti e i documenti
VALE LA PENA DI CONOSCERE L'ORGANIZZAZIONE DELL'UFFICIO
Lavorare in un ufficio inefficiente costa tempo, energia e, non da ultimo, denaro. Se per voi è importante lavorare senza stress e con concentrazione, un'organizzazione mirata in ufficio o alla scrivania può rappresentare un rimedio. Uno spazio di lavoro ben progettato e organizzato consente di lavorare in modo concentrato e motivato, a vantaggio di tutte le persone coinvolte nel lungo periodo.
- Arredi e attrezzature efficienti
- Organizzazione dell'ufficio Sistema di archiviazione
- Struttura della scrivania
- Gestione dei materiali d'ufficio
- Pianificazione del tempo di lavoro
- Focus sulla definizione degli obiettivi
Il giusto design della postazione di lavoro
MOBILI E ATTREZZATURE EFFICIENTI
I mobili per ufficio svolgono un ruolo fondamentale nell'organizzazione dell'ufficio. Se ci si siede a un tavolo non progettato in modo ergonomico, spesso si è distratti dal lavoro a causa del dolore o comunque di una postura permanentemente scomoda. Di conseguenza, i consigli per l'organizzazione dell'ufficio comprendono non solo il tavolo giusto, ma anche una sedia da ufficio adeguata, che si adatti alla postura e alle dimensioni individuali e che permetta di lavorare comodamente. I vantaggi di una seduta ergonomica non si manifestano solo quando è già troppo tardi e i dolori dovuti a ore di postura scorretta sono già noti da tempo.
Hanno soprattutto un effetto preventivo e garantiscono che si possa lavorare senza tensioni e problemi di postura. Inoltre, anche l'illuminazione dell'ufficio fa parte di un ordine efficace sul posto di lavoro. Fa parte di un'organizzazione funzionale dell'ufficio ed è un aspetto rilevante della sicurezza sul lavoro. Un concetto di illuminazione adeguato serve a mantenere le vostre prestazioni e svolge un ruolo importante per il vostro benessere durante il lavoro.
ORGANIZZAZIONE DELL'UFFICIO SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE
Una parte significativa dell'ordine e della pulizia dell'ufficio è resa possibile da un sistema di archiviazione efficiente. Esso garantisce che i documenti e le carte di lavoro necessari siano rapidamente accessibili e serve quindi a una gestione efficiente delle informazioni. Un concetto adeguato richiede un sistema che si adatti a voi e al vostro modo di lavorare e che possa essere utilizzato anche dai vostri colleghi, se necessario. I consigli per un'efficace organizzazione dell'ufficio per l'archiviazione possono includere sia documenti cartacei che dati digitali.
Utilizzate un concetto in cui create una struttura organizzativa, ad esempio per cliente o per argomento. Funziona come un kit di costruzione e può essere ampliato e completato a piacere. Aggiornate l'inventario alla fine di ogni giornata lavorativa, eliminando le informazioni non più rilevanti per mantenere aggiornato il sistema di archiviazione. Abituatevi ad aggiungere nuovi contenuti al sistema il prima possibile.
Organizzazione sistematica sul posto di lavoro
STRUTTURA SULLA SCRIVANIA
Per poter lavorare nel modo più efficace e indisturbato possibile, la scrivania deve essere il più possibile vuota. Oltre al computer, al telefono e alla cancelleria, dovrebbe contenere solo i file e i documenti necessari per quel determinato giorno. Di norma, non è necessario un sistema di scompartimenti a più livelli o un assortimento di blocchi per appunti diversi.
Utilizzate un unico quaderno e il sistema di archiviazione che preferite, qualsiasi altra cosa non farà altro che aumentare il disordine. Molte persone si trovano bene se etichettano i loro documenti con colori diversi, altre apprezzano un sistema di divisione ordinato. Per l'organizzazione del vostro ufficio utilizzate strumenti che vi facilitino il lavoro, non che lo rendano più difficile. Anche un sistema di gestione dei cavi funzionante può aiutare a tenere in ordine il posto di lavoro. Questo vale soprattutto se si utilizzano molte tecnologie.
Suggerimento dell'esperto: riordinare la scrivania
Iniziare a concentrarsi!
Per poter lavorare nel modo più efficace e indisturbato possibile, la scrivania deve essere il più possibile vuota. Sistemate qui solo le cose che vi servono davvero e che volete portare a termine al più presto.
Gli oggetti che sono rimasti lì inosservati per anni possono essere smaltiti in modo sicuro. Gli oggetti che servono più spesso devono essere a portata di mano.
GESTIONE DEI MATERIALI D'UFFICIO
L'organizzazione in ufficio è supportata da schedari, registri di archivio, contenitori a rullo e materiali sul tavolo. In questo caso è opportuno avere a portata di mano solo gli armadi che sono rilevanti per il lavoro. In molti uffici ci sono metri di fascicoli che potrebbero essere finiti in archivio da tempo. Con un sistema di armadietti ben strutturato, che vi permetta di trovare immediatamente ciò di cui avete bisogno, potrete alleggerire la pressione. L'ideale sarebbe avere sulla scrivania solo la cancelleria che si usa davvero. Fate sempre una cernita di ciò che è difettoso e non serve più. Spesso si tratta di ben più della metà dello stock iniziale. Se avete la tendenza al caos creativo, assicuratevi di riordinare il vostro spazio di lavoro alla fine di ogni giornata e di prepararlo per l'uso successivo. Questo non solo serve a farvi iniziare bene il giorno successivo, ma vi lascia anche un senso di chiusura verso la vostra meritata serata libera.
Gestione del tempo e definizione degli obiettivi
PIANIFICAZIONE DEL TEMPO DI LAVORO
Un'organizzazione ben funzionante dell'ufficio non comprende solo l'ordine e l'organizzazione sul posto di lavoro, ma anche un uso efficiente del tempo disponibile. Una pianificazione settimanale può aiutarvi a organizzare i compiti da svolgere in un concetto di tempo ragionevole. È possibile programmare una quantità di tempo fissa per le attività di routine quotidiane, come la gestione delle e-mail e delle telefonate. Potete anche riservare del tempo per i progetti di lavoro e le riunioni. Inoltre, è utile prevedere una finestra temporale per le pause e gli imprevisti.
Una piccola area del tempo di lavoro dovrebbe rimanere aperta e non essere programmata. Si può passare a questa soluzione se le cose si fanno strette all'interno di un periodo di tempo o se, in generale, si ha bisogno di un margine di sicurezza per il tipo di lavoro che si svolge. Prendete il tempo necessario per fare un piano settimanale che divida gli argomenti in blocchi adeguati e iniziate ogni giornata lavorativa con un piano giornaliero che includa il relativo elenco di cose da fare.
FOCALIZZAZIONE SUGLI OBIETTIVI
Si raccomanda un approccio strutturato ai vari campi di attività per il calendario che è stato elaborato. Nello svolgimento del lavoro, è essenziale tenere a mente gli obiettivi reali nel senso di un'analisi costi-benefici. I compiti possono essere suddivisi in diverse aree di pertinenza. Non vengono svolti perché fanno parte della routine quotidiana da molto tempo, ma perché sono ancora rilevanti. I processi inefficienti possono essere messi in discussione e anche aboliti.
Se necessario, i compiti possono essere delegati e condivisi tra più persone. Dite addio alle troppe attività multitasking. Si è dimostrato efficace concentrarsi su un unico obiettivo e svolgere il lavoro corrispondente in modo sistematico e, soprattutto, individuale. Più aree devono funzionare in parallelo, più è problematico raggiungere l'obiettivo giornaliero previsto. Dedicate almeno un'ora al mese per esaminare criticamente i vostri metodi di lavoro e migliorarli, se necessario.
Conclusione - L'Abc dell'organizzazione dell'ufficio
Un'organizzazione dell'ufficio ben funzionante è indispensabile per garantire una giornata di lavoro produttiva e per far fronte al carico di lavoro quotidiano. Essa facilita i processi di lavoro, elimina l'eccesso di tempo legato alla struttura e serve a migliorare la routine quotidiana. L'accompagnamento con prodotti adeguati, dalla sedia giusta al sistema di archiviazione perfetto, facilita il lavoro.
- I sistemi di archiviazione aiutano a strutturare il lavoro.
- Le scrivanie ordinate favoriscono la concentrazione.
- I mobili adatti garantiscono un modo di lavorare ergonomico e salutare.
- Una buona pianificazione del tempo rende i processi più efficaci ed efficienti.
- La rottura della routine e la definizione di obiettivi ottimizzano il lavoro.
- La giusta organizzazione dell'ufficio fa risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo.
Infine, ma non meno importante, un ufficio ordinato aumenta notevolmente la soddisfazione. Il sovraccarico e il caos sono un problema solo per pochissime persone. Per la maggior parte delle persone, un ambiente di lavoro piacevole e strutturato è utile e di supporto.
