Smart working: a casa in ufficio piuttosto che in ufficio a casa

Realizzato nel giusto modo, lo smart working può essere un passo avanti.

Visto dagli scettici come un invito alla bella vita durante l’orario di lavoro, da altri come una rivoluzione della vita professionale, che promette qualità della vita. In un caso o nell’altro, lo smart working ha cambiato la realtà del lavoro. Il lavoro professionale tra le proprie quattro mura è stato reso possibile dalle moderne tecnologie della comunicazione. Smartphone, tablet, cloud ampiamente diffusi e le veloci connessioni Internet hanno reso inutile, almeno in parte, la presenza fisica sul posto di lavoro. Ma cosa si può fare quando esce il tema smart working (o “telelavoro”, per usare un’espressione antiquata)?

Riflessioni fondamentali

Pro e contro: trappole e opportunità di una giornata di lavoro a casa

“Valutare bene!” è il primo importante consiglio nella ricerca di una soluzione alla propria situazione lavorativa. Il lavoro da casa, infatti, non è la migliore soluzione per tutti. Chi sceglie di farlo, dovrebbe prima di tutto possedere una buona dose di autodisciplina: i lavori domestici, i cari figlioletti, le visite improvvisate degli amici sono solamente un paio delle piccole e grandi distrazioni in agguato in ogni angolo.

È necessario senza dubbio possedere un grandissimo senso del dovere, ad esempio essere in grado di dire ai nostri cari amici che la loro visita cade all’interno dell’orario regolamentare di lavoro quando si presentano alla porta con una torta nella cesta e vogliono sorprendere con la migliore delle intenzioni l’appena sfornato lavoratore domestico. Situazioni che sembrano assolutamente paradossali in un edificio di uffici devono essere improvvisamente affrontate in stanze che normalmente sono destinate all’uso privato. Si dovrà ricredere anche chi crede che l’educazione dei figli e la giornata lavorativa possano essere portate sotto lo stesso tetto. Il lavoro da casa può tuttavia portare con sé anche un sacco di vantaggi.

Questi ultimi sono piuttosto ovvi: basta al fastidioso pendolarismo, basta code dopo il lavoro, snervanti e rubatempo, basta ritardi dei treni, metro pienissime o serrature della macchina ghiacciate in inverno. Addio a tutto quello che rovina già la giornata quando si è ancora a casa, come quelle cose che aumentano lo stress prima dell’inizio del lavoro, per non parlare di coloro per i quali la mattina non è la parte del giorno preferita.

Parola chiave “bioritmo”: è dimostrato che l’orologio interno dell’essere umano batte a ritmo diverso. Mentre ai “nottambuli” pesa meno il lavoro serale, la performance dei “mattinieri” cala in questo orario, ma sono molto più efficienti all’inizio della giornata lavorativa. Decadono anche tutti quegli aspetti che, in ufficio, rubano tempo, come tutti gli inutili rituali e le conversazioni di circostanza in corridoio. In breve: quando bisogna lavorare, si lavora. A casa è impensabile sobbarcarsi all’ultimo minuto il lavoro del collega confusionario della scrivania accanto, così come l’esistenza di qualsiasi tipo di dresscode. Calze o pantaloni sportivi che siano, il portatile vicino alla finestra non richiede una cravatta. Non si devono nemmeno trascorrere le pause nel freddo cortiletto in cemento con una schifezza annacquata in un bicchierino delle macchinette automatiche; possono invece essere usate per il giardino, cucinare, andare a correre o in bici. Anche gli appuntamenti dal dentista, il cambio semestrale delle gomme o il parrucchiere si incastrano in una pausa pranzo e non rubano giorni di ferie, né consumano il monte ore accumulato con gli straordinari. E per finire, il vantaggio maggiore: lo smart working si può fare in qualsiasi casa.

Riflessioni concrete

Ecco che si deve affrontare la questione della realizzazione pratica. È più che ovvio che non tutti i settori professionali possono essere dislocati nell’intimità domestica. Come il chirurgo deve operare sempre sui pazienti, allo stesso modo l’operatore sociale deve continuare a lavorare nelle scuole o nei centri di aggregazione giovanile. Tuttavia, quando il medico scrive le fatture, trasmette gli ordini dei farmaci o scrive i referti, in teoria lo può fare anche da casa. Lo stesso accade con l’educatore di strada che deve redigere una relazione. Nelle professioni creative, quale grafico pubblicitario, architetto, scrittore o fotografo, oppure in quelle tecniche (tecnico informatico, programmatore) è possibile seguire tutto da casa, eccezion fatta per quei dettagli o quegli incontri che non si possono fare tramite videoconferenza. In tutti i casi, il requisito tecnico alla base del lavoro è ad ogni modo una connessione Internet: più veloce è, meglio è.

Smart working – Come realizzarlo nel concreto

Connessione Internet, tecnologia e qualche conoscenza IT

Oggigiorno chiunque in casa soddisfa questo requisito, importante per quasi tutti i lavori di ufficio da casa: un router che fornisca un accesso ad Internet in casa. Il dispositivo generalmente è collegato a degli operatori di telecomunicazione e dispone di un’interfaccia per cavi di rete e antenne che servono per le reti domestiche senza fili, chiamate anche wifi. Su un lato del router si trova la rete domestica che viene collegata, direttamente o tramite dispositivo switch, ad uno o più computer. Sull’altro lato, vi è una connessione Internet a banda larga (DSL, VDSL) che assicura un rapido download e upload dei dati e di comunicare con l’elaboratore principale in azienda, collegato a sua volta ad Internet. Cosa devono essere in grado di fare i dispositivi per lavorare in smart working?

Roland Karl è il proprietario della Münchner TraininX Computer-Service GmbH e fornisce quotidianamente consulenza ai privati riguardo a tutti gli argomenti possibili in fatto di IT. Anche il tema “smart working” spunta fuori regolarmente. Nel suo negozio a Obersendling si prende il tempo per chiarire gli aspetti fondamentali. “L’equipaggiamento di cui si ha bisogno dipende dal tipo di lavoro che si deve svolgere”, afferma subito. “Devo quindi chiedermi innanzitutto con quale tipo di file ho a che fare”, continua Karl. Se si tratta di file Word o Excel, questi programmi devono naturalmente essere aperti da un PC domestico o un portatile. Per salvare documenti o dati via Internet su un server a cui possono accedere i colleghi in azienda, è sufficiente in linea di principio un comune computer. Indicando i diversi computer e portatili presenti in esposizione afferma: “Tutto quello che c’è qui è più che sufficiente”.

Spesso le aziende lavorano anche con un database che si trova sul server aziendale. Il lavoratore freelance o in smart working accede al server da casa. “Egli apre unicamente l’interfaccia di elaborazione e modifica i singoli dati sul server”. Le dimensioni di ogni interfaccia riprodotta dal browser è predefinita dal server e sono pertanto determinanti in questo caso. “È importante che il monitor domestico presenti la risoluzione necessaria e possa riprodurre l’intera interfaccia”. Per lavori di tale natura sul database non serve molta potenza informatica; questa è di competenza del gestore del server, perché il vero e proprio lavoro computazionale avviene sul server. “In senso stretto, a casa è sufficiente un monitor adeguato, mouse e tastiera e un minicomputer”, afferma Karl e indica una scatolina di plastica poco più grossa di un pacchetto di sigarette. Lì dentro si cela abbastanza potenza da gestire un lavoro in smart working.

Un equipaggiamento decisamente già più potente ce l’hanno bisogno ad esempio gli architetti che lavorano con un programma CAD. “Programmi del genere hanno generalmente bisogno di molta potenza informatica”, afferma Karl. Il server di uno studio di architettura invece deve avere una capacità sufficiente per poter salvare i file elaborati.

Architettura interna: la scelta della stanza giusta

Le esigenze di spazio variano a seconda che si utilizzi un elaboratore delle dimensioni pacchetto di sigarette, semplicemente un monitor e un mouse o un cluster triplo, comprensivo di drive e stampanti di rete. È fortunato chi dispone di una stanza in più da poter adibire a studio di lavoro tra le proprie quattro mura. Gli esperti sono concordi nell’affermare che, nella scelta del luogo di lavoro, possono essere fatte molte cose giuste e molte cose sbagliate. Uno studio di lavoro, ad esempio, non dovrebbe essere allestito in una stanza priva di finestre che dia sul cortile interno, né in una stanza di passaggio ad alta affluenza, utilizzata da tutta la famiglia per una qualsivoglia attività. L’ideale è che l’ufficio domestico sia irradiato di luce e ben ventilato, non troppo grande né troppo piccolo; e può essere immerso in un’atmosfera più accogliente rispetto alla media degli uffici che si trovano in un complesso aziendale.

Ma non tutti possono ritagliarsi una stanza propria per fini lavorativi. Chi ha in affitto un bilocale o un trilocale può eventualmente integrare il proprio ufficio in stanze già esistenti. Ma attenzione! Un angolo buio, con scaffali a destra e a sinistra, un intrico di cavi sulla superficie di lavoro e uno sgabello di legno traballante lì davanti è poco vantaggioso, così come lo è continuare a montare e smontare la postazione di lavoro in cucina. La scrivania destinata al lavoro dovrebbe essere accessibile in qualsiasi momento, anche senza dover prima lavare i piatti o dover riporre la macchina da cucire. “Già che siamo in ballo, balliamo” è il motto nell’integrazione di soluzioni di lavoro. Fortunatamente ora ci sono moltissimi mobili innovativi che sono stati progettati proprio per questo scopo. Essi aiutano a trasformare ad esempio un pezzo di parete inutilizzata sotto il lucernario in una postazione di lavoro piacevolmente illuminata: scrivanie moderne che è possibile richiudere velocemente e semplicemente, con canali di cavi integrati e lampade a LED per illuminazione diurna. Ovviamente con un pizzico di fantasia e un paio di flaconi di lucido per mobili è possibile rimodernare anche il vecchio tavolo della cucina della nonna trasformandolo in un oggetto adatto al lavoro.

E quanto meno spazio vi è a disposizione quanto più ci si deve ingegnare con creatività per trovare una soluzione per lavorare a casa. Chi ha difficoltà a integrare una superficie di lavoro adeguata nel proprio appartamento dovrebbe consultare un arredatore d’interni... o un conoscente che ha già esperienza nell’arredamento di qualche appartamento. A volte serve solo un piccolo accorgimento in un punto totalmente diverso della stanza dove è possibile fare abbastanza spazio per allestire un vero e proprio ufficio in casa. Si rischia però di fare un erroraccio già all’inizio: se si deve collocare la scrivania in camera da letto, bisogna assolutamente separarla visivamente dal resto della stanza. Perché chi è che vuole vedere il lavoro del giorno dopo mentre si addormenta...o persino sguazzare in quello che è diventato un mare di scartoffie?

Scelta del mobilio

Dalle moderne scrivanie che, dopo illavoro, giaciono contro la parete come scaffale di design, fino alla classica scrivania con il piano regolabile in altezza: l’industria dei mobili ha a disposizione i pezzi adatti a qualsiasi esigenza. Mentre come scrivania si può usare più o meno tutto quello che abbia un piano e uno spazio sufficiente a metterci sopra un portatile, con eventualmente una stampante a lato e una gran quantità di cavi sotto, per quanto si tratta della sedia, per amore della nostra cara schiena, bisogna considerare bene dove si vuole piazzare per otto, nove al giorno la nostra parte più preziosa.

Anche in questo caso, i rivenditori specializzati offrono un po’ di tutto, dalle sedie presidenziali ad altezza regolabile fino ad arrivare ad una semplice sedia da scrivania a schienale regolabile; nell’assortimento si trovano persino sedie da ufficio la cui estetica e funzionalità sono ispirate agli sport da corsa. Fondamentalmente l’unica cosa a cui bisogna fare attenzione è che la sedia sia comoda e si possa adattare almeno un po’ alle esigenze di chi lavora. Una superficie di seduta inclinabile o uno schienale che si adatti alla colonna vertebrale non fanno di certo male.

Tutto ciò sembra incredibilmente tecnico e, in passato, era così. Tuttavia, nel frattempo, anche tra i fornitori di mobili per l’ufficio è girata voce che molti dipendenti lavorano uno o più giorni da casa e hanno progettato mobili il cui settore di utilizzo si nota solo in modo limitato. È vero che il più delle volte hanno un design più moderno che conservatore, ma si adattano bene agli appartamenti moderni.

Illuminazione

Secondo l’opinione diffusa tra gli esperti, un punto che viene quasi sempre sottovalutato è l’illuminazione (si veda a riguardo anche il contributo sull’illuminazione in ufficio: lampadine brillanti per menti brillanti). Non è affatto sufficiente mettere sul tavolo dove si lavora solamente una semplice lampada da scrivania come fonte d’illuminazione. Essa svolge eventualmente una funzione decorativa, ma non è per niente adeguata. Chi cerca di arredare il proprio ufficio privato dovrebbe fare attenzione a due fattori, non importa se allestiscono la soffitta trasformandola in un grande ufficio con una zona lounge all’insegna della mondanità e con più postazioni di lavoro, oppure arricchiscono la camera da letto con un angolo separato dove lavorare. In primo luogo, la superficie di lavoro dovrebbe essere irradiata da una quantità sufficiente di luce naturale e, in secondo luogo, a seconda dell’ora e dell’incidenza della luce, deve essere presente una quantità sufficiente di fonti d’illuminazione artificiale.

Detto con più precisione, la superficie di lavoro dovrebbe formare un angolo di 90° con una finestra in modo che di giorno la luce cada da destra a sinistra sul piano di lavoro. La luce artificiale dovrebbe provenire da diverse fonti luminose collocate sul soffitto e distribuirsi il più uniformemente possibile nella stanza. Per garantire un riflesso omogeneo della luce sugli elementi della stanza nascosti dalle finestre, la tonalità delle superfici del mobilio da lavoro dovrebbe essere il più possibile di un colore chiaro e opaco. Per capire meglio: fonti luminose singole o a spot forniscono condizioni luminose non omogenee; se poi provengono da dietro o da davanti, esse si riflettono sul monitor dando origine a riflessi che devono essere continuamente evitati da chi lavora, il che causa problemi posturali e tensioni e, non da ultimo, ne risente anche il lavoro. Si consigliano lampade a LED dal colore “naturale”, ormai disponibili presso i grandi negozi di mobili per meno di 5 euro. Si consiglia inoltre l’uso di lampade fisse a luce naturale abbastanza potenti, collocate sulla scrivania, per avere a disposizione una luce da lavoro diretta al crepuscolo.

Consigli e trucchi

Rimane sempre in sospeso la spiacevole questione del groviglio di cavi: ci sono i cavi della stampante, quelli dell’ethernet, a volte dello scanner, delle stazioni di ricarica e del telefono; tutti i dispositivi usati per adempiere alle quotidiane mansioni lavorative hanno la cattiva abitudine di stare sempre appesi ad un filo. I cavi vengono sistemati sotto alla scrivania, raccolti in grossi nodi ed stiscianti intorno ai piedi. A chi vuole proteggersi dagli insidiosi attacchi che minacciano di incatenrare, si consiglia un sistema di canaline. Esso può essere integrato nel mobile, ma si può anche costruire da soli utilizzando una scatola di scarpe seguendo le indicazioni trovate in Internet. Un’alternativa si sono rivelati essere i tubi che possono essere inseriti normalmente nei condotti sotto lo zoccolino. Essi sono economici, disponibili nei negozi fai-da-te come articoli vendibili a metri e non hanno nulla da invidiare ai raccoglicavi “professionali”. Per tenere separati i cavi USB sono state comprovate anche delle banali mollette che tengono fermo il cavo all’angolo del tavolo. Vanno bene anche le graffette e sono per di più belle da vedere.

Mantenere in ordine la postazione di lavoro anche a casa fa risparmiare metà della fatica: più è ordinata, quanto più si procede con concentrazione. Prima che la ricerca di appunti diventi un inferno a causa di tutti i mucchietti di fogli che ci sono, è meglio sacrificare un paio di metri quadrati della parete dove si può mettere una bacheca per attaccare ordinatamente tutto l’ambaradan con chiodi, magneti o strisce adesive. Così non solo si farà ordine, ma si avrà anche una rapida visione d’insieme. I documenti di progetti terminati possono essere riposti in scatole di cartone, impilati formando una bella torre e classificati regolarmente.

Infine, ma non per questo meno importante, non deve venire meno il tocco personale, sempre che non si ripercuota sulla scelta del mobilio da lavoro e dei materiali. Un paio di pennellate sul muro con il proprio colore preferito fanno sì che l’angolo di lavoro diventi una macchia di allegria che, inoltre, diventa anche visivamente un’isola di lavoro. Una vecchia cornice con una foto delle vacanze o la custodia del tuo disco preferito sulla scrivania conferiscono alla postazione di lavoro un tocco personale in più... e i fiori appena recisi o una pianta in un vaso avvicina lo stile della postazione di lavoro a quella del resto dell’appartamento. Ma nell’ufficio di casa, così come in un grande ufficio, la regola è la stessa: meno si ha, meglio è.

I nostri più venduti